Beperkt aftrekbare kosten blijft een lastig onderwerp en dan met name kosten voor verteer.
We merken dat de Belastingdienst steeds strenger controleert op dit soort kosten, en ook steeds vaker bonnen afkeurt met alle gevolgen van dien. Bij verteer is het belangrijk dat de zakelijkheid ervan aantoonbaar is.
Als je een broodje haalt als ondernemer, of koffie, een flesje drinken, valt dat allemaal onder de noemer ‘gewone maaltijd’. Iedereen moet eten, het is een eerste levensbehoefte, en dus zijn deze kosten niet aftrekbaar.
Etentjes zijn alleen aftrekbaar als ze een zakelijk karakter hebben.
Dus met een (potentiële)cliënt, netwerkmeeting met collega, overleg met een zakenrelatie, etc etc.
Zet ook de naam met wie je gegeten hebt op de bon. Die moet overeenkomen met de afspraak in je agenda. Let hierbij ook op dat er geen kindermenu’s op de bon staan, deze keurt de Belastingdienst meteen af.
Verblijf je in een hotel om een zakelijke reden, dan zijn de overnachtingskosten aftrekbaar. Vermeld dan op de bon waarom je in een hotel verblijft. Genoten maaltijden, zoals bijvoorbeeld ontbijt, of je eigen diner, welke geen zakelijk karakter hebben, vallen onder de noemer ‘gewone maaltijd’.
De kosten hiervan zijn niet aftrekbaar. Nuttig je een maaltijd met een zakelijke relatie, dan zijn deze kosten wel zakelijk. Schrijf dan op de bon/factuur met wie je hebt gegeten en waarom.
Heb je personeel, dan zijn er andere regels.
Verteer in de kantine is wel aftrekbaar, mits het geen maaltijd betreft. Dus koffie, thee, koekjes, suiker, melk, drinken, fruit, een keer een gebakje, zijn gewoon aftrekbaar.
Doe je tegelijkertijd boodschappen voor jezelf, of voor thuis, dan is het makkelijker om deze kosten gescheiden te houden en apart af te rekenen. Verstrek je een broodje aan je personeel, of een personeelsetentje, dan vallen deze kosten onder de werkkostenregeling en zijn ze wel aftrekbaar, mits het totaal aan verstrekkingen aan het personeel niet een bepaald bedrag te boven gaat. Verblijft personeel om een zakelijke reden in een hotel, dan zijn zowel de overnachtingskosten als de ‘gewone maaltijd’ weer wel aftrekbaar.
Voor ons is het belangrijk dat wij weten voor wie/met wie/waarom het verteer is geweest.
We willen jullie dan ook vragen om voortaan op bonnen voor verteer te vermelden voor wie het verteer is geweest, of met wie, of het voor personeel is, voor jezelf, en waarom.
Bonnen waar dat niet uit blijkt krijg je voortaan terug met de vraag om alsnog aan te geven wie/wat/waarom het verteer is genoten.
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/werk-en-inkomen/content/aftrek-zakelijke-kosten